Desenvolver uma boa comunicação dentro do seu negócio é fundamental para alcançar seus objetivos com mais rapidez e eficiência, uma vez que todos os colaboradores trabalharão alinhados, otimizando, assim, a produtividade das equipes e, consequentemente, melhorando os resultados da empresa. Para isso, é preciso fazer um planejamento de comunicação.
Esse planejamento ajudará a sua empresa a desenvolver um melhor relacionamento tanto com o seu time interno quanto com os seus clientes. Tudo isso refletirá de maneira positiva na sua lucratividade e, inclusive, na credibilidade da sua marca.
Quer saber como fazer um planejamento de comunicação eficaz? Então, continue a leitura deste artigo completo porque explicamos com detalhes como tudo deve ser feito!
O planejamento de comunicação é um documento que engloba todos os esforços realizados para otimizar a comunicação da empresa em um determinado projeto. Para que a sua eficiência seja notada, ele precisa ser atualizado de maneira periódica à medida que as metas e os objetivos do seu negócio se modificam.
O planejamento de comunicação tem como objetivo:
Para nortear melhor o seu plano de comunicação, é importante que você responda às seguintes perguntas:
O planejamento de comunicação pode ajudar você a melhorar a sua tomada de decisão, mas para que isso se torne realidade, ele precisa ser elaborado de maneira eficiente. Entenda, a seguir, a sua importância!
Ao realizar um planejamento de comunicação, a sua empresa ganhará em aumento de previsibilidade. Isso é possível porque nesse planejamento será necessário criar um cronograma de ação — o que será explicado mais à frente —, o qual ajudará o seu time a seguir o que foi estipulado, a fim de garantir que o plano seja executado com eficiência.
Nesse sentido, você conseguirá prever quais ações precisam ser colocadas em prática nos próximos dias, se organizar para entregar tudo dentro do prazo estipulado para evitar atrasos e outros contratempos.
Como dito, o planejamento de comunicação ajudará a sua empresa a identificar o que precisa ser feito. Dessa forma, as equipes conseguem se organizar com o intuito de atender a todos os compromissos preestabelecidos.
Com isso, a necessidade de realizar horas extras para cumprir prazos diminui e, consequentemente, faz com que os colaboradores consigam trabalhar com mais tranquilidade, reduzindo os índices de estresse no ambiente corporativo.
Além disso, permitirá que os colaboradores não fiquem “perdidos”, sem saber por onde começar ou o que fazer.
O aumento do conhecimento do mercado é um dos principais fatores que tornam o planejamento de comunicação tão importante para o seu negócio. Isso só é possível porque, ao definir o seu plano, você precisa aprofundar o seu entendimento sobre todas as questões que envolvem o seu segmento, principalmente o seu público.
Dessa maneira, você também terá a oportunidade de ter uma visão antecipada e diferenciada das tendências de comunicação, uma vez que estará por dentro das novidades e saberá exatamente como se relacionar com seus clientes. Assim, até mesmo a elaboração de um planejamento estratégico para o seu negócio se tornará mais fácil de realizar.
Na hora de realizar o seu planejamento de comunicação, também será necessário estudar profundamente o seu negócio. Com isso, existe a possibilidade de esclarecer qual é o seu diferencial competitivo, ou seja, o que destaca a sua empresa dos seus concorrentes. Os fatores podem estar relacionados ao seu posicionamento, os seus produtos ou serviços, ao seu atendimento etc.
Entender qual é o seu diferencial ajuda a empresa a ter uma comunicação assertiva e uma comunicação criativa, tendo em vista que você terá argumentos claros e convincentes para abordar o seu público.
O ideal é que o planejamento de comunicação seja realizado já no início das atividades da empresa. No entanto, o problema é que muitos empreendedores não dão importância a esse documento, e somente mais tarde percebem o quanto ele poderia ter evitado diversos contratempos.
Vale destacar que, se você ainda não tem um planejamento de comunicação, ele pode ser feito agora — afinal, antes tarde do que nunca, não é mesmo? Mas antes, é necessário entender as diferenças entre comunicação externa e interna para fazer um planejamento eficiente.
A comunicação empresarial pode ser dividida em duas partes: a interna e a externa. Cada uma dessas vertentes atenderá a um público diferente, a fim de melhorar a comunicação e o relacionamento tanto com quem está dentro da empresa quanto com quem está fora dela. Entenda as principais diferenças entre elas:
Por meio de um planejamento de comunicação interna eficiente, a sua empresa tem mais chances de melhorar seus resultados e, consequentemente, agilizar o seu crescimento, uma vez que seus colaboradores estarão cada vez mais engajados com os objetivos do seu negócio.
A seguir, explicamos quais são os passos necessários para planejar a comunicação interna da sua empresa. Acompanhe!
De início, é preciso analisar com cuidado a situação atual da sua empresa, a fim de verificar como está o crescimento dela. Dessa forma, é possível identificar quais ferramentas são mais eficientes para entregar a mensagem correta ao seu público interno, ou seja, quais delas apresentaram menos ruídos e quais os formatos que mais agradaram o seu time.
Nesse momento, é necessário analisar se existem conflitos internos causados pela falta de comunicação entre os departamentos e colaboradores, a fim de eliminar os efeitos negativos na produtividade de todos os times.
Ao identificar as falhas na sua comunicação interna, é possível colocar em prática ações estratégicas que visam repensar a necessidade e relevância dos meios de comunicação utilizados até agora, a fim de reverter a situação da melhor forma possível.
Quando não eliminadas, essas falhas podem acarretar em enormes prejuízos para a empresa, pois com elas surgem os conflitos internos que afetam a produtividade dos colaboradores, bem como os resultados do seu negócio, uma vez que também há grandes chances de perder talentos para a concorrência.
Não tem como elaborar qualquer tipo de planejamento sem conhecer o seu público-alvo, mesmo em se tratando dos seus colaboradores. Dessa forma, é possível encontrar soluções eficazes e específicas para impedir que tais problemas de comunicação voltem a acontecer.
Nesse sentido, é importante analisar o perfil do seu público interno para entender qual tipo de comunicação interna surtirá um efeito mais positivo. Com essas informações em mãos, o time de RH consegue adotar as melhores práticas para otimizar a comunicação entre setores e colaboradores.
Com base em dados passados, você pode identificar com mais facilidade os gargalos de comunicação existentes na sua empresa. Dessa forma, é possível alinhar melhor os seus objetivos para diminuir os retrabalhos, aumentar a produtividade dos colaboradores e manter as equipes engajadas entre si e com os resultados do seu negócio.
Sem esse alinhamento fica difícil de entender o que deve ser feito para melhorar os resultados da empresa e, inclusive, traçar as ações mais adequadas para alcançar o que se deseja.
O plano de ações pontuará o que deve ser feito para que os objetivos da empresa sejam alcançados. Nesse momento, considere que essas ações precisam:
Delegar as ações é muito importante para otimizar a execução dos processos. Assim, sempre que surtir algum problema, você saberá exatamente a quem recorrer.
O cronograma é um item muito importante do seu planejamento de comunicação interna, uma vez que ele é responsável por apresentar detalhadamente aos envolvidos todas as ações que precisam ser feitas e o período de cada uma delas.
Fazer uso de um gerenciador de tarefas é muito importante para otimizar esse processo e acompanhar de perto a execução de cada ação. Essa é uma maneira eficiente de manter todos os times alinhados e cientes dos objetivos da empresa.
Os indicadores são indispensáveis em um planejamento de comunicação, tendo em vista que eles são responsáveis por apontar se as ações colocadas em prática foram eficazes ou não. Além disso, eles mostram se há falhas no processo para que você possa analisar a melhor forma de corrigi-las. Nesse caso, você pode trabalhar com:
É importante destacar que cada empresa deve usar indicadores que estejam de acordo com a sua realidade e cultura, a fim de medir o nível de eficiência da sua comunicação interna.
Na elaboração do plano de comunicação externa, alguns requisitos também não podem ser deixados de lado. Veja quais são eles!
A comunicação externa também precisa contar com objetivos bem definidos. Nesse sentido, é importante entender o que o seu público externo procura para definir os objetivos da sua marca, levando em consideração o cenário atual.
Essa definição ajudará a sua empresa a criar uma comunicação sólida e efetiva com o seu público externo, melhorando o relacionamento entre vocês e, em consequência disso, a lucratividade da empresa também. Isso porque, com os objetivos traçados, fica mais fácil de identificar quais são as melhores ações para serem colocadas em prática.
A análise SWOT é uma ótima ferramenta para ajudar na elaboração do seu planejamento de comunicação externa. Por meio dela é possível mapear as forças e fraquezas da empresa, para identificar o que a diferencia da sua concorrência. Além disso, você consegue observar quais pontos precisam ser melhorados para aprimorar a experiência do seu público externo.
As estratégias que visam valorizar os seus pontos fortes são encontradas com mais facilidade, tornando a rotina de trabalho mais dinâmica e eficiente.
Alguns softwares podem se mostrar muito eficientes na hora de elaborar um planejamento de comunicação externa. Isso porque eles ajudam a otimizar as suas estratégias mais importantes, tornando todo o processo mais ágil e prático.
O ideal é usá-los nas tarefas que demandam mais tempo e que, de certa forma, prejudicam a produtividade da sua equipe. Defina quais são os pontos mais críticos da sua rotina e procure por um sistema que visa solucionar o problema da melhor forma possível.
Assim como no caso da comunicação interna, na comunicação externa o público também precisa ser estudado, pois são com essas pessoas — que têm interesse no seu produto/serviço — que a sua empresa se comunicará. Não dar a atenção devida a esse fator faz com que a empresa fique vulnerável a erros na hora de se comunicar com seu público externo, fazendo com que ele se afaste.
Mais uma vez, você precisa analisar a linguagem que será utilizada, os meios de comunicação mais eficientes e quais assuntos são considerados mais interessantes para esse público.
O cronograma ajudará a elaborar e executar as suas estratégias com mais eficácia, além de manter a sua rotina mais organizada, é claro. Nesse sentido, por meio desse documento, será possível entender quais demandas têm mais urgência em sua execução e quais podem ser realizadas com mais tranquilidade.
Planilhas de Excel são ótimas para organizar esse tipo de trabalho. Não se esqueça de estipular prazos para o cumprimento de cada tarefa. Assim, a procrastinação é reduzida e os resultados tendem a ser mais positivos.
Ao chegar até aqui, você já deve ter notado que, quando bem executado, o planejamento de comunicação pode proporcionar vários benefícios para a empresa, certo? Pois bem, existem alguns pontos que não podem faltar no seu planejamento, e os principais listamos a seguir. Confira!
Na introdução serão apresentados os principais motivos que fizeram a sua empresa ter que elaborar um planejamento de comunicação, destacando os principais desafios enfrentados por ela nesse sentido. Se possível, inclua um histórico com dados dos anos anteriores para reforçar a necessidade desse planejamento.
Já falamos sobre a necessidade de analisar o público-alvo tanto no planejamento de comunicação interna quanto na externa. Esse ponto é tão importante que não podemos deixar de reforçá-lo como um item que não pode faltar no seu planejamento.
Sempre que você vai elaborar qualquer estratégia, é preciso saber com quem está falando para que ela seja realmente eficiente e o ajude a alcançar seus objetivos. Ouvir as pessoas auxilia na elaboração de um diagnóstico mais preciso e real — sem contar que transmite a ideia do quanto o seu público é importante para a sua organização. Nesse sentido, é importante se fazer algumas perguntas, como:
Sem traçar os objetivos de uma empresa, não tem como chegar a lugar nenhum. No entanto, além disso, é preciso que eles sejam práticos para que o seu alcance seja possível e não torne o processo cansativo e desmotivador. Nesse momento, se reunir com a sua equipe para defini-los é fundamental para incluí-los dentro da visão da empresa e mantê-los engajados com os resultados.
Entre os principais objetivos que podem ser definidos podemos citar:
Definidos os objetivos, agora você precisa identificar quais ações estratégicas precisam ser colocadas em prática para que o seu planejamento se torne uma realidade. Se os gargalos de comunicação estão concentrados nas falhas das execuções das tarefas, por exemplo, é importante analisar a necessidade de adotar novos canais de divulgação na empresa.
Fazer uso de indicadores de comunicação é fundamental para avaliar se as ações colocadas em prática têm apresentado bons resultados.
Por fim, mas não menos importante, vamos reforçar a necessidade de um cronograma e a apresentação de orçamentos, afinal, muitas estratégias exigirão um certo investimento por parte da empresa.
Dessa forma, a alta gestão estará ciente dos valores que precisarão ser liberados para a execução das tarefas e qual o retorno que o negócio terá a partir do momento em que as ações forem executadas.
Há uma série de desafios de comunicação que as empresas enfrentam todos os dias e que um planejamento bem-feito pode ajudar a reduzi-los. Entenda quais são os principais.
Os ruídos referem-se aos fatores que impedem que a mensagem correta chegue ao seu receptor. Isso faz com que a comunicação seja menos eficaz e, ainda, proporcione diferentes tipos de contratempos na empresa. Portanto, esse é considerado um dos maiores desafios na comunicação.
Para se livrar desse tipo de problema, o primeiro passo é identificar a fonte do ruído. Somente assim você conseguirá definir a estratégia certa para amenizar os transtornos causados por essa falha.
Construir uma comunicação integrada é um desafio muito grande para as empresas, principalmente as que são de médio e grande porte. No entanto, fazer isso é algo muito importante, pois há uma grande variedade de grupos de interesse (stakeholders) que precisam estar por dentro de tudo que acontece dentro do negócio. Quanto mais automatizado for esse tipo de comunicação, mais fácil será para dialogar com todos os setores.
Quando falamos em melhorar a fluidez na comunicação, estamos nos referindo ao fato de os gestores darem voz aos seus parceiros estratégicos, clientes, investidores e, inclusive, colaboradores. Isso ajuda a trilhar um caminho de sucesso nos negócios.
No entanto, o que mais vemos são empresas que não seguem esse padrão. O alto escalão simplesmente toma todas as decisões sem nenhuma consulta a terceiros, as quais são acatadas pelos demais envolvidos.
Existem vários motivos que podem acarretar em uma crise empresarial. Eles podem estar relacionados a problemas econômicos, desastres ambientais, falta de uma boa administração, rombos financeiros etc. Nesse momento, manter uma comunicação eficiente em meio à crise é algo desafiador.
O ideal é ser o mais sincero possível e não esconder informações, tanto do seu público interno quanto externo. Dessa forma, você terá mais autonomia e segurança para tomar as melhores decisões para solucionar os problemas.
A comunicação é algo muito importante dentro de uma empresa, uma vez que é ela a responsável por cuidar da reputação, imagem e credibilidade de um negócio. Sendo assim, é essencial que o planejamento de comunicação seja direcionado a profissionais especializados na área, pois eles saberão conduzi-la da melhor forma possível, a fim de otimizar os seus resultados.
O planejamento de comunicação interna e externa é muito importante para assegurar o sucesso de uma empresa. Isso porque ele ajuda a melhorar os relacionamentos e a engajar os envolvidos a desempenharem o seu papel da melhor maneira.
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